Datenschutzerklärung
Stand: 15. September 2026 · Version 2.1 — ersetzt die Fassung vom 28. August 2026
Diese Erklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten — beim Besuch dieser Website und in unserer Arbeit als Immobilienmakler. Wir erheben nur, was wir für unsere Arbeit tatsächlich brauchen, und erklären hier zu jeder Verarbeitung Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in unserem Maklergeschäft ist:
Carlo Rohner · Rohner Immobilien (Einzelunternehmen)
Kirchplatz 14 · 41516 Grevenbroich
Telefon: 02181 2284784
E-Mail: anfrage@rohner-immobilien.de
Wir sind nicht verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen (§ 38 Abs. 1 BDSG). Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns direkt über die genannten Kontaktdaten.
2. Ihre Rechte
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Auskunft darüber, welche Daten wir zu Ihnen gespeichert haben (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit — Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf berechtigte Interessen stützen (Art. 21 DSGVO),
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — formlos, z. B. per E-Mail; die Cookie-Einwilligung können Sie direkt in Abschnitt 4.4 zurücksetzen.
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Die Bearbeitung ist für Sie in der Regel kostenfrei.
Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können jederzeit Widerspruch gegen Verarbeitungen einlegen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Verarbeiten wir Ihre Daten für Direktwerbung, können Sie dem jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen — wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO). Eine formlose Nachricht genügt.Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts wenden.
Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet bei uns nicht statt.
3. Rechtsgrundlagen im Überblick
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine der folgenden Rechtsgrundlagen es erlaubt. Bei jeder einzelnen Verarbeitung in dieser Erklärung nennen wir die jeweils einschlägige Grundlage:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Sie haben eingewilligt (z. B. in Statistik-Cookies oder das Laden eines 3D-Rundgangs),
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — die Verarbeitung ist für einen Vertrag mit Ihnen oder für Schritte vor Vertragsschluss erforderlich (der häufigste Fall in der Maklerarbeit),
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — eine gesetzliche Pflicht verlangt die Verarbeitung (insbesondere Geldwäschegesetz, Handels- und Steuerrecht),
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — wir haben ein berechtigtes Interesse (z. B. IT-Sicherheit, Beantwortung allgemeiner Anfragen), und Ihre Interessen überwiegen nicht.
Soweit beim Zugriff auf Ihr Endgerät Informationen gespeichert oder ausgelesen werden (Cookies, lokale Speicherung), gilt zusätzlich § 25 TDDDG: Nicht zwingend erforderliche Zugriffe erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung.
Möchten wir Ihre Daten für einen anderen als den ursprünglich erhobenen Zweck weiterverarbeiten, informieren wir Sie vorab darüber (Art. 13 Abs. 3 DSGVO).
4. Besuch dieser Website
4.1 Hosting und Server-Logdaten
Diese Website wird bei der Hostinger International Ltd. (Zypern/EU) betrieben; die Server für unsere Website stehen in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei, Browsertyp und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Protokolldaten sind für die technische Auslieferung der Seiten und für die IT-Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen) erforderlich; wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen und werten sie nicht personenbezogen aus.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technischer Betrieb und Sicherheit der Website). Speicherdauer: Maßstab ist allein die technische Erforderlichkeit für Betrieb und Angriffsabwehr — der Hoster löscht die Protokolle turnusmäßig automatisch; eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall sie erfordert.4.2 Verschlüsselung
Alle Verbindungen zu dieser Website sind per SSL/TLS verschlüsselt — erkennbar an „https://" und dem Schloss-Symbol in Ihrem Browser. Inhalte, die Sie uns über die Website übermitteln, können unterwegs nicht von Dritten mitgelesen werden.
4.3 Cookies, lokale Speicherung und Ihre Einwilligung
Unsere neu aufgebauten Seiten kommen beim reinen Lesen ohne Cookies aus. Ihre Entscheidung im Cookie-Hinweis speichern wir als einzelnen Eintrag in der lokalen Speicherung Ihres Browsers (localStorage) — das ist technisch erforderlich, damit wir Sie nicht bei jedem Besuch erneut fragen müssen, und nach § 25 Abs. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig. Erst wenn Sie im Hinweis „Annehmen" wählen, wird der in Abschnitt 4.4 beschriebene Statistikdienst geladen; wählen Sie „Nur notwendige Cookies", bleibt es beim cookiefreien Betrieb.
4.4 Google Analytics 4 — nur nach Einwilligung
Zur Verbesserung unserer Website nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterkonzern: Google LLC, USA). Der Dienst wird ausschließlich geladen, nachdem Sie über unseren Cookie-Hinweis eingewilligt haben — vorher findet keine Verbindung zu Google statt. Nach Ihrer Einwilligung erfasst Google Analytics Seitenaufrufe und Interaktionen (z. B. Klicks auf Telefonnummer, WhatsApp-Schaltfläche oder das Absenden eines Formulars) und setzt hierfür Cookies mit einer Lebensdauer von bis zu 24 Monaten; die bei Google gespeicherten Ereignisdaten werden dort nach längstens 14 Monaten gelöscht. Vollständige IP-Adressen werden nach Angaben von Google in Google Analytics 4 nicht gespeichert; Werbefunktionen (Ad-Personalisierung, Ad-Speicherung) haben wir deaktiviert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung). Drittlandbezug: Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln (siehe Abschnitt 9).Einwilligung widerrufen: Sie können Ihre Cookie-Einwilligung hier jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zurücksetzen. Beim nächsten Seitenaufruf wird kein Statistikdienst mehr geladen, und der Cookie-Hinweis erscheint erneut.
Erledigt — Ihre Einwilligung wurde zurückgesetzt und vorhandene Statistik-Cookies dieser Website wurden entfernt.4.5 Reichweitenmessung ohne Cookies (Burst Statistics)
Auf den Seiten, die noch über unser bisheriges WordPress-System ausgeliefert werden (z. B. Blog und einzelne Ortsseiten), setzen wir zusätzlich Burst Statistics ein — eine Reichweitenmessung, die vollständig auf unserem eigenen Server läuft, ohne Cookies arbeitet und keine Daten an Dritte überträgt. Die Auswertung erfolgt aggregiert; einzelne Besucher können wir damit nicht identifizieren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (aggregierte Reichweitenmessung ohne personenbezogene Auswertung). Speicherdauer: Die aggregierten Statistiken bewahren wir auf, solange wir sie zur Auswertung der Website-Nutzung benötigen — längstens bis zur Abschaltung des bisherigen WordPress-Systems.4.6 Bewertungs-Widget (Trustindex)
Auf einzelnen Unterseiten unseres bisherigen WordPress-Systems binden wir ein Widget des Dienstes Trustindex (Trustindex Kft., Ungarn — Sitz in der EU) ein, das unsere echten Google-Bewertungen anzeigt. Beim Aufruf einer solchen Seite stellt Ihr Browser eine Verbindung zu den Servern von Trustindex her; dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse übertragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Darstellung echter Kundenbewertungen zur Information unserer Besucher).4.7 Schriften und Skripte — selbst gehostet
Auf unseren neu aufgebauten, statisch ausgelieferten Seiten liegen alle Schriftarten (Manrope, DM Sans) und alle Skripte auf unserem eigenen Server — beim Seitenaufruf werden dort keine Verbindungen zu Google Fonts oder anderen Font- und Skript-Diensten aufgebaut. Ausgenommen sind die in den Abschnitten 4.5 und 4.6 beschriebenen Einbindungen auf den verbliebenen Seiten des bisherigen WordPress-Systems, die wir schrittweise ablösen.
4.8 Kontakt- und Anfrageformulare
Wenn Sie eines unserer Formulare nutzen (z. B. Kontaktformular, Objektanfrage oder Suchprofil), verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten — je nach Formular: Ihr Anliegen bzw. Thema, Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Ihre Nachricht — sowie die Seite, von der aus Sie das Formular abgeschickt haben (zur Zuordnung Ihrer Anfrage). Die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben benötigen wir, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können; ohne sie ist eine Bearbeitung nicht möglich. Alle weiteren Angaben sind freiwillig und ohne Nachteil für Sie. Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch enthalten die Formulare ein unsichtbares Kontrollfeld (Honeypot); eine Analyse Ihres Verhaltens findet dabei nicht statt.
Ihre Anfragen über das Kontakt-, Objektanfrage- und Suchprofil-Formular erreichen uns auf zwei Wegen: als E-Mail an unser Postfach und über eine automatisierte Übergabe an unser CRM-System PropStack (siehe Abschnitt 6.10), damit Ihre Anfrage zuverlässig ankommt und wir sie im weiteren Kontakt nicht verlieren. Für diese Übergabe nutzen wir die Automatisierungsplattform n8n (n8n GmbH, Berlin; Verarbeitung nach Anbieterangaben in der EU) als Auftragsverarbeiter. Erklärungen über unser Widerrufsformular leiten wir dagegen ausschließlich per E-Mail an unser Postfach weiter und speichern sie nicht im CRM-System (Zweckbindung).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage, vorvertraglich); für freiwillige Zusatzangaben Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Speicherdauer: siehe Abschnitt 10 — Anfragen ohne anschließende Geschäftsbeziehung werden nicht dauerhaft aufbewahrt.4.9 3D-Rundgänge (Matterport) — Zwei-Klick-Schutz
Für einzelne Immobilien bieten wir virtuelle 3D-Rundgänge des Dienstes Matterport an (Matterport, Inc., USA — ein Unternehmen der CoStar Group). Wir binden diese Rundgänge bewusst mit einer Zwei-Klick-Lösung ein: Beim Laden der Seite wird keine Verbindung zu Matterport aufgebaut. Erst wenn Sie den Rundgang aktiv anklicken, lädt Ihr Browser den Matterport-Player; dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Geräteinformationen an Matterport in die USA übertragen, und Matterport kann eigene Cookies setzen.
Für die USA besteht kein allgemeiner Angemessenheitsbeschluss, der diesen Anbieter erfasst; eine Zertifizierung von Matterport unter dem EU-US Data Privacy Framework konnten wir nicht feststellen. Die Übermittlung stützt sich daher auf Ihre ausdrückliche Einwilligung im Einzelfall (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Klick auf den Rundgang erteilen. Bitte beachten Sie: In den USA besteht kein der EU gleichwertiges Datenschutzniveau; US-Behörden können unter dortigem Recht auf Daten zugreifen, und die Durchsetzung Ihrer Betroffenenrechte kann erschwert sein. Sie können jede Seite auch vollständig ohne den Rundgang nutzen — die Einbindung bleibt inaktiv, solange Sie sie nicht anklicken. Ihre Einwilligung gilt dabei nur für den jeweiligen Aufruf: Wir speichern sie nicht — laden Sie die Seite neu, ist der Rundgang wieder inaktiv.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung durch aktiven Klick); Drittlandübermittlung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.4.10 WhatsApp-Schaltfläche und externe Links
Die WhatsApp-Schaltfläche auf unseren Seiten ist ein einfacher Link: Beim Seitenaufruf fließen keine Daten an WhatsApp. Erst wenn Sie die Schaltfläche anklicken, öffnet sich WhatsApp mit unserem Chat — ab dann gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp (siehe Abschnitt 5). Gleiches gilt für externe Links, etwa zu unserem Google-Unternehmensprofil oder zur Anfahrt über Google Maps: Daten fließen erst, wenn Sie den Link selbst öffnen.
5. Kontakt per E-Mail, Telefon und WhatsApp
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Messenger kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und die Kommunikationsinhalte zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Telefonate zeichnen wir nicht auf.
E-Mail: Unser E-Mail-Postfach betreiben wir mit Google Workspace (Google Ireland Ltd.) als Auftragsverarbeiter; dabei kann es zu einer Verarbeitung in den USA kommen (Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, siehe Abschnitt 9).
WhatsApp Business: Wenn Sie uns Ihre Mobilfunknummer mitteilen oder uns selbst über WhatsApp anschreiben, nutzen wir WhatsApp Business als einen von Ihnen gewählten Kommunikationskanal — gleichrangig zu E-Mail und Telefon. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Ltd., Dublin; dabei werden Telefonnummer, Nachrichteninhalte und Verbindungsdaten an Meta Platforms Ireland Ltd. und ggf. an Unternehmen der Meta-Gruppe in den USA übermittelt (Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert). Werbliche Nachrichten über WhatsApp versenden wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Wenn Sie keine Kommunikation über WhatsApp wünschen, sagen Sie uns das formlos — E-Mail und Telefon stehen Ihnen uneingeschränkt offen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfragen zu einer möglichen oder laufenden Beauftragung) bzw. lit. f DSGVO (effiziente Kommunikation über den von Ihnen gewählten Kanal); werbliche Ansprache nur nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 7 UWG.6. Datenverarbeitung in der Maklertätigkeit
6.1 Erstanfrage und Geschäftsanbahnung
Erreichen Sie uns über ein Immobilienportal (z. B. ImmobilienScout24 oder Immowelt), unsere Website, telefonisch oder per E-Mail, verarbeiten wir Ihre Stammdaten (Name, Kontaktdaten, ggf. Anschrift) und den Anlass Ihrer Anfrage, um sie zu beantworten und eine mögliche Zusammenarbeit vorzubereiten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich); bei allgemeinen Anfragen ohne Vertragsbezug Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.6.2 Maklervertrag mit der Verkäuferseite
Beauftragen Sie uns mit dem Verkauf Ihrer Immobilie, verarbeiten wir Ihre Stammdaten, Objektdaten und Objektunterlagen (z. B. Grundbuchauszug, Eigentumsnachweise, Energieausweis) sowie die für die Provisionsabrechnung erforderlichen Daten. Zweck ist die Anbahnung und Durchführung des Maklervertrags, die Vermarktung Ihrer Immobilie und die Abrechnung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Pflichten nach dem Geldwäschegesetz Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (siehe 6.8).6.3 Maklervertrag mit der Käuferseite
Häufig sind wir für beide Seiten des Kaufvertrags tätig (Doppeltätigkeit) und verarbeiten dann Daten beider Vertragsparteien. Daten der jeweils anderen Partei geben wir nur weiter, soweit dafür eine Rechtsgrundlage oder eine Einwilligung vorliegt.
Exposé-Anforderung und Provisionsvereinbarung über unsere Exposé-Seite: Fordern Sie als Kaufinteressent ein Exposé an, erhalten Sie einen Link zu einer Exposé-Seite, die unser CRM-Anbieter PropStack (siehe Abschnitt 7) für uns betreibt. Dort bestätigen Sie die Provisionsvereinbarung, die Widerrufsbelehrung, unsere AGB und den Datenschutzhinweis. Nach der Bestätigung erhalten Sie und wir automatisch eine E-Mail mit dem unveränderten Inhalt Ihrer Erklärungen; Zeitpunkt und Inhalt der Bestätigung speichern wir zum Nachweis des Vertragsschlusses. Widerrufen Sie über die dortige Widerrufsfunktion, erhalten Sie automatisch eine Eingangsbestätigung mit Datum und Uhrzeit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsschluss und -durchführung); für die Nachweisdokumentation zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 656a, § 356a BGB) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für GwG-Pflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Speicherdauer: siehe Abschnitt 10.6.4 Wertermittlung
Für eine Wertermittlung verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Objekt- und Eigentümerdaten sowie unsere Eindrücke aus dem Vor-Ort-Termin.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich). Speicherdauer: Entsteht keine Geschäftsbeziehung, löschen wir die Bewertungsunterlagen (Objektdaten, Fotos, Berechnungen) spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bewertung. Ihre Kontaktdaten und den Umstand der Bewertung können wir darüber hinaus aufbewahren, solange ein berechtigtes Interesse an einer späteren Kontaktaufnahme besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — Sie können dem jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 2).6.5 Exposé, Inserate und Vermarktung
Zur Vermarktung erstellen wir Exposés mit Fotos, Grundrissen und Beschreibungen und veröffentlichen sie auf Immobilienportalen (insbesondere ImmobilienScout24 und Immowelt) sowie auf unserer Website. Personenbezogene Daten der Verkäuferseite werden dabei grundsätzlich nicht veröffentlicht. Für Fotografie und Druck können wir weisungsgebundene Dienstleister als Auftragsverarbeiter einsetzen (siehe Abschnitt 7).
Erstellen wir für Ihre Immobilie einen virtuellen 3D-Rundgang, werden die Aufnahmen beim Anbieter Matterport, Inc. (USA — ein Unternehmen der CoStar Group) gespeichert und von dort ausgeliefert (siehe Abschnitte 4.9 und 9). Wir empfehlen, persönliche Gegenstände, Fotos und Dokumente vor dem Aufnahmetermin aus dem Sichtbereich zu entfernen — wir weisen Sie vor dem Termin darauf hin.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.6.6 Besichtigungen, Interessentenlisten und Kaufkraftnachweise
Wir dokumentieren Besichtigungstermine mit Datum und Teilnehmern — zum Nachweis unserer Tätigkeit gegenüber der Verkäuferseite und zur Steuerung der Vermarktung. Vor der Weitergabe sensibler Unterlagen oder vor Vertragsverhandlungen können wir Kaufinteressenten um Nachweise ihrer Finanzierung bitten (z. B. Finanzierungsbestätigung der Bank); wir bewerten dabei ausschließlich die von Ihnen vorgelegten Unterlagen und holen keine Auskünfte ohne Ihr Wissen ein.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Dokumentation zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis der Maklerleistung).6.7 Notartermin und Kaufabwicklung
Zur Vorbereitung der Beurkundung übermitteln wir die erforderlichen Daten der Vertragsparteien und des Objekts an das beauftragte Notariat. Das Notariat ist datenschutzrechtlich eigenständig verantwortlich.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.6.8 Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz
Als Immobilienmakler sind wir gesetzlich Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz (GwG). Wir müssen die Vertragsparteien — und gegebenenfalls wirtschaftlich Berechtigte — identifizieren und die Angaben dokumentieren (§§ 10, 11 GwG). Dazu erheben wir: Name, Geburtsort und -datum, Staatsangehörigkeit, Anschrift sowie Ausweisdaten (Art, Nummer, ausstellende Behörde), ggf. eine Ausweiskopie und bei Bedarf Angaben zur Herkunft der eingesetzten Mittel.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 10, 11 GwG. Bereitstellungspflicht: Diese Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben — ohne sie dürfen wir nicht für Sie tätig werden. Speicherdauer: fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung (§ 8 Abs. 4 GwG).6.9 Buchhaltung und Rechnungen (sevdesk)
Für Rechnungsstellung und Buchhaltung verarbeiten wir Name, Anschrift und Rechnungsdaten in der Buchhaltungssoftware sevdesk (sevdesk GmbH, Offenburg — Auftragsverarbeiter).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (§ 14 UStG, §§ 238 ff. HGB, § 147 AO). Speicherdauer: Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (siehe Abschnitt 10).6.10 CRM-System (PropStack) und E-Mail-Erfolgsmessung
Kontakt- und Vorgangsdaten unserer Kunden und Interessenten verwalten wir im CRM-System PropStack (Propstack GmbH, Deutschland; Hosting in Frankfurt am Main — Auftragsverarbeiter). Das CRM hilft uns, Anfragen zuverlässig zu bearbeiten, Suchprofile zu berücksichtigen und Vorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren.
Bei E-Mails aus diesem System können Technologien zur Erfolgsmessung zum Einsatz kommen — jedoch nur, wenn Sie dem gesondert zugestimmt haben: Zählpixel und individualisierte Links erfassen, ob eine E-Mail geöffnet und ob Links angeklickt wurden. Wir nutzen das ausschließlich, um unsere Kommunikation an Ihrem Informationsbedarf auszurichten (z. B. ob ein Exposé angesehen wurde). Sie können Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen (formlose Nachricht genügt) oder die Messung verhindern, indem Ihr E-Mail-Programm externe Inhalte nicht automatisch nachlädt.
Rechtsgrundlage CRM: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; E-Mail-Erfolgsmessung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).6.11 Online-Terminbuchung (Calendly)
Zur Vereinbarung von Gesprächsterminen können wir Ihnen einen persönlichen Buchungslink des Dienstes Calendly senden (Calendly LLC, USA). Nutzen Sie den Link, verarbeitet Calendly die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin) in unserem Auftrag. Die Nutzung ist freiwillig — Termine vereinbaren wir ebenso gern per Telefon oder E-Mail.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Terminvereinbarung im Rahmen der Anbahnung oder Durchführung). Drittlandbezug: Calendly LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln.6.12 Ansprache von Eigentümern und früheren Kontakten (Direktwerbung)
Wir informieren Eigentümer in unserer Region gelegentlich per Brief über unsere Leistungen und knüpfen an frühere Kontakte an (z. B. eine vor längerer Zeit erstellte Wertermittlung). Dafür verarbeiten wir Name und Anschrift aus früheren Kontakten mit uns oder aus allgemein zugänglichen Quellen. Sie können dieser Verwendung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO) — eine formlose Nachricht genügt, und Sie erhalten keine weitere Werbung von uns.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Direktwerbung als berechtigtes Interesse, Erwägungsgrund 47 DSGVO) — unter Beachtung der Grenzen des § 7 UWG.6.13 Woher wir Daten erhalten, wenn nicht von Ihnen
In einzelnen Fällen erhalten wir personenbezogene Daten nicht direkt von Ihnen (Art. 14 DSGVO), sondern von der jeweils anderen Vertragspartei (z. B. nennt uns die Verkäuferseite Miet- oder Verwaltungsdaten), über Immobilienportale, von öffentlichen Stellen und aus öffentlichen Registern (z. B. Grundbuch, Kataster, Bodenrichtwerte) oder aus allgemein zugänglichen Quellen. Es handelt sich dabei um die Datenkategorien, die in den Abschnitten 6.1 bis 6.8 beschrieben sind; die dort genannten Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherfristen gelten entsprechend.
Bei vermieteten Objekten verarbeiten wir zusätzlich Daten der Mieterinnen und Mieter (Name, Kontaktdaten, Mietvertrags- und Abrechnungsdaten), die wir von der Verkäuferseite oder der Hausverwaltung erhalten — für Bewertung, Vermarktung und Abwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Betroffene Mieterinnen und Mieter informieren wir spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme (Art. 14 DSGVO); alle Rechte aus Abschnitt 2 gelten auch für sie.
6.14 Interne IT- und KI-gestützte Werkzeuge
Für die Vorbereitung von Texten, Auswertungen und Dokumenten (z. B. Exposé-Entwürfe oder Marktauswertungen) setzen wir Software ein, darunter auch KI-gestützte Werkzeuge. Dabei achten wir auf Datenminimierung und pseudonymisieren personenbezogene Angaben, soweit der Arbeitsschritt es zulässt. Jede Entscheidung trifft ein Mensch — die Aussage zu automatisierter Entscheidungsfindung in Abschnitt 2 gilt uneingeschränkt. Setzen wir dabei Anbieter mit Sitz in den USA ein, achten wir darauf, dass diese unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind oder geeignete Garantien bestehen (siehe Abschnitt 9).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente und sorgfältige Bearbeitung unserer Aufträge). Empfängerkategorie: Anbieter von IT- und KI-gestützten Arbeitswerkzeugen als Auftragsverarbeiter.6.15 Bewerbungen
Bewerben Sie sich bei uns, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Speicherdauer: Kommt keine Einstellung zustande, löschen wir die Unterlagen regelmäßig sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens (Nachweiszwecke im Hinblick auf § 15 AGG), sofern Sie nicht in eine längere Aufbewahrung einwilligen.7. Auftragsverarbeiter
Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Art. 28 DSGVO — Auftragsverarbeitung):
| Dienstleister | Zweck | Sitz / Verarbeitung |
|---|---|---|
| Propstack GmbH | CRM-System, Vorgangs- und Interessentenverwaltung | Deutschland (Hosting Frankfurt am Main) |
| sevdesk GmbH | Buchhaltung, Rechnungsstellung | Deutschland (Offenburg) |
| Hostinger International Ltd. | Website-Hosting | Zypern (EU); Server-Standort EU |
| n8n GmbH | Automatisierte Übergabe von Formular-Anfragen an das CRM | Deutschland (Berlin); Verarbeitung nach Anbieterangaben in der EU |
| Google Ireland Ltd. | E-Mail und Zusammenarbeit (Google Workspace); Webanalyse nur nach Einwilligung (Abschnitt 4.4) | Irland; Verarbeitung auch in den USA (Data Privacy Framework) |
| Calendly LLC | Online-Terminbuchung (nur wenn Sie einen Buchungslink nutzen) | USA (Data Privacy Framework) |
| Dienstleister für Fotografie und Druck | Erstellung von Vermarktungsmaterialien — je Auftrag, weisungsgebunden | Deutschland |
Mit diesen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
8. Weitere Empfänger
Im Rahmen der Maklertätigkeit übermitteln wir Daten — jeweils nur soweit für den konkreten Vorgang erforderlich — an Empfänger, die datenschutzrechtlich selbst verantwortlich sind:
- Notariate zur Vorbereitung und Beurkundung des Kaufvertrags,
- Banken und Finanzierungsvermittler auf Wunsch der Käuferseite,
- Behörden wie Grundbuchamt, Katasteramt, Bauamt oder Denkmalbehörde,
- Hausverwaltungen bei Eigentumswohnungen,
- Energieausweis-Aussteller zur Beauftragung des Energieausweises,
- Immobilienportale (insbesondere ImmobilienScout24, Immowelt) zur Veröffentlichung des Exposés,
- Steuerberater im Rahmen der Buchhaltung,
- Rechtsanwälte, Gerichte und unsere Berufshaftpflichtversicherung, soweit dies zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist,
- Behörden und staatliche Stellen auf gesetzliches Verlangen (z. B. Verdachtsmeldungen an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen nach § 43 GwG oder Auskünfte gegenüber der zuständigen Aufsicht).
9. Übermittlung in Drittländer
Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten in Deutschland und der EU. In den folgenden Fällen kann es zu einer Übermittlung in die USA kommen:
- Google (E-Mail über Google Workspace; Webanalyse nur nach Ihrer Einwilligung) und Calendly (nur wenn Sie einen Buchungslink nutzen): Beide Anbieter sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert — einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO); ergänzend enthalten die Verträge mit diesen Anbietern Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
- Meta/WhatsApp (nur wenn Sie über WhatsApp mit uns kommunizieren): Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Nutzung erfolgt auf Ihren Wunsch als von Ihnen gewählter Kanal — E-Mail und Telefon stehen gleichwertig zur Verfügung.
- Matterport (3D-Rundgänge): Hier stützen wir die Übermittlung auf Ihre ausdrückliche Einwilligung im Einzelfall (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch den aktiven Klick auf den Rundgang erteilen — inklusive der in Abschnitt 4.9 beschriebenen Risiken.
Ohne eine dieser Grundlagen — Angemessenheitsbeschluss, geeignete Garantien oder Ihre ausdrückliche Einwilligung — übermitteln wir keine personenbezogenen Daten in Drittländer.
10. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen:
| Datenkategorie | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Identifizierungsdaten nach dem GwG | 5 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endete; spätestens nach 10 Jahren werden sie vernichtet | § 8 Abs. 4 GwG |
| Buchungsbelege und Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG |
| Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare (soweit für uns anwendbar) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Handels- und Geschäftsbriefe (inkl. geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz) | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO |
| Maklerverträge und Abrechnungsunterlagen | für die Dauer der handels- und steuerrechtlichen Fristen; darüber hinaus, solange sie zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind | § 147 AO, § 257 HGB; Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO |
| Bewertungsunterlagen ohne anschließende Geschäftsbeziehung (Objektdaten, Fotos, Berechnungen) | Löschung spätestens 6 Monate nach Abschluss der Bewertung; Kontaktdaten ggf. länger (siehe Abschnitt 6.4) — Widerspruch jederzeit möglich | Art. 5 Abs. 1 lit. e, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Anfragen und Suchprofile ohne Vertragsabschluss | Löschung spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt, es sei denn, Sie haben ein aktives Suchprofil oder in eine längere Speicherung eingewilligt; auf Ihren Wunsch löschen wir jederzeit früher | Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO |
| Google-Analytics-Daten (nur nach Einwilligung) | Cookies bis 24 Monate; Ereignisdaten bei Google längstens 14 Monate | Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO |
| Bewerbungen ohne Einstellung | regelmäßig 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens | Nachweiszwecke (§ 15 AGG) |
| Server-Logdaten | turnusmäßige automatische Löschung; länger nur bei konkretem Sicherheitsvorfall | Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO |
Nach Ablauf der jeweiligen Frist löschen oder anonymisieren wir die Daten.
11. Datensicherheit
Wir sichern Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO — unter anderem durchgängige Transportverschlüsselung (SSL/TLS), Zugriffsbeschränkungen auf die von uns genutzten Systeme und regelmäßige Datensicherungen. Unsere Dienstleister (Abschnitt 7) sind vertraglich auf entsprechende Schutzmaßnahmen verpflichtet.
12. Stand und Änderungen dieser Erklärung
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 15. September 2026 (Version 2.1) und ersetzt die Fassung vom 28. August 2026 (Version 2.0). Änderung in Version 2.1: Abschnitt 6.3 beschreibt die Provisionsvereinbarung und Widerrufsfunktion auf unserer Exposé-Seite; Abschnitt 10 nennt eine feste Löschfrist für Anfragen ohne Vertragsabschluss. Wir passen sie an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter rohnerimmobilien.de/datenschutz/.