Welche Unterlagen brauche ich für den Immobilienverkauf?
Ein Überblick über alle Dokumente für Haus, Wohnung und Grundstück — mit einer Checkliste, die Sie Schritt für Schritt abhaken können. Und mit dem Hinweis, was wir Ihnen davon abnehmen.
Für den Verkauf einer Immobilie brauchen Sie in der Regel einen aktuellen Grundbuchauszug, die Flurkarte, eine Wohnflächenberechnung, Grundrisse, einen gültigen Energieausweis sowie Unterlagen zu Bau und Modernisierung. Hinzu kommen Grundsteuerbescheid und der Nachweis der Wohngebäudeversicherung. Bei einer Eigentumswohnung kommen die Unterlagen der Eigentümergemeinschaft hinzu. Gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist vor allem der Energieausweis — die übrigen Unterlagen sind marktüblich und werden von Notar, Bank und Käufer erwartet.
Qualitätsmakler 2022–2026
IHK-zertifiziert · Carlo RohnerWelche Unterlagen brauchen Sie — und wann?
Das hängt davon ab, wo Sie im Verkauf stehen. Zum Verkaufsstart brauchen Sie andere Papiere als für den Kaufvertrag, und nach der Beurkundung geht ein Teil davon an den Käufer über. Diese Seite trennt die drei Phasen sauber voneinander.
- Zum Verkaufsstart — für Exposé, Käufer und Bank: aktueller Grundbuchauszug, Flurkarte, Wohnflächenberechnung, Grundrisse, gültiger Energieausweis, Bauunterlagen und Modernisierungsbelege.
- Für den Notar — für den Kaufvertrag: Grundbuchdaten, vollständige Personendaten, Steuer-Identifikationsnummern, Kaufpreis, Übergabetermin und mitverkauftes Inventar. Zum Termin selbst: Ausweis und Steuer-ID.
- Bei einer Eigentumswohnung zusätzlich: Teilungserklärung, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnungen und der Stand der Instandhaltungsrücklage.
- Nach dem Verkauf: Der Energieausweis muss an den Käufer übergeben werden. Von allem, was Sie aus der Hand geben, behalten Sie eine Kopie.
- Zwingend vorgeschrieben ist beim Verkauf eines Wohngebäudes vor allem der Energieausweis. Alles Übrige ist marktüblich — ohne diese Unterlagen kommt aber kein Verkauf zügig zustande.
Die Checkliste auf dieser Seite umfasst zehn Positionen für ein Haus, fünfzehn für eine Eigentumswohnung und fünf für ein unbebautes Grundstück.
Warum bremsen fehlende Unterlagen den Verkauf aus?
Weil ohne sie niemand entscheiden kann. Der Käufer will wissen, was er kauft. Die Bank braucht Grundriss und Wohnflächenberechnung, bevor sie finanziert. Und der Notar kann den Kaufvertrag erst entwerfen, wenn Objekt- und Personendaten feststehen. Fehlt ein Dokument, wartet die ganze Kette darauf.
In unserer Arbeit sehen wir das immer wieder: Die Unterlagen werden erst gesucht, wenn ein Käufer bereits zugesagt hat. Dann steht der Verkauf unter Zeitdruck — Termine verschieben sich, Interessenten werden unsicher, und mancher springt ab. Wer vor der Vermarktung sammelt, verkauft ruhiger und braucht seltener nachzuverhandeln.
Genauso wichtig ist Offenheit: Bekannte Belastungen oder Mängel gehören auf den Tisch, nicht in die Schublade. Das schützt Sie als Verkäufer rechtlich ab und legt die Grundlage für einen Abschluss, der am Ende auch hält.
Welche Unterlagen brauchen Sie zum Verkaufsstart?
Diese Unterlagen brauchen Exposé, Käufer und Bank — lange vor dem Notar. Wählen Sie zuerst Ihre Immobilienart; dann zeigt die Liste genau das, was für Ihren Fall üblich ist. Haken Sie ab, was Sie schon haben; die Anzeige zählt mit. Die Checkliste dient der Orientierung und ist keine Rechtsberatung.
Eigentum & Grundbuch
Wer ist Eigentümer, und welche Rechte und Lasten ruhen auf dem Grundstück? Diese Dokumente klären die Grundlagen.
Gebäude & Bau
Größe, Schnitt, Bauweise und Zustand des Gebäudes — die Grundlage für Preis, Exposé und Finanzierung.
Energie
Der einzige Punkt, der beim Verkauf eines Wohngebäudes ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben ist.
Recht & Finanzen
Laufende Lasten und Absicherungen, die mit der Immobilie auf den Käufer übergehen.
WEG-Unterlagen nur Eigentumswohnung
Beim Verkauf einer Eigentumswohnung kommen die Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft hinzu. Sie erhalten sie bei Ihrer Hausverwaltung — fordern Sie früh an, hier vergehen erfahrungsgemäß die meisten Wochen. Eigentumswohnung verkaufen — worauf es sonst noch ankommt →
Orientierungs-Checkliste auf Basis der marktüblichen Praxis und der geltenden Vorschriften (Stand 08/2026). Welche Unterlagen Ihre Immobilie konkret braucht, klären wir gemeinsam. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.
Welche Unterlagen braucht der Notar beim Hausverkauf?
Der Notar braucht die Angaben, die im Kaufvertrag stehen müssen: die genaue Bezeichnung des Grundstücks aus dem Grundbuch, die vollständigen Personendaten beider Seiten, die Steuer-Identifikationsnummern, den Kaufpreis, den Übergabetermin und das mitverkaufte Inventar. Den aktuellen Grundbuchauszug holt er in der Regel selbst ein.
Entscheidend ist die Reihenfolge: Der größte Teil dieser Angaben wird schon Wochen vor dem Termin für den Vertragsentwurf gebraucht. Am Beurkundungstag selbst bringen Sie nur noch wenige Dinge mit.
Was braucht der Notar schon für den Vertragsentwurf?
| Angabe oder Unterlage | Wofür der Notar sie braucht | Woher sie kommt |
|---|---|---|
| Grundbuchdaten: Blatt, Flur, Flurstück | Genaue Bezeichnung des Kaufgegenstands | Holt der Notar meist selbst beim Grundbuchamt ein |
| Vollständige Namen, Anschriften, Geburtsdaten | Bezeichnung der Vertragsparteien | Von Käufer und Verkäufer |
| Steuer-Identifikationsnummern beider Seiten | Meldung des Verkaufs an das Finanzamt (Veräußerungsanzeige) | Einkommensteuerbescheid oder Bundeszentralamt für Steuern |
| Kaufpreis und Bankverbindung des Verkäufers | Fälligkeit und Zahlungsweg im Vertrag | Ergebnis der Verhandlung |
| Übergabetermin | Übergang von Nutzen und Lasten auf den Käufer | Absprache zwischen den Parteien |
| Mitverkauftes Inventar mit Wert | Getrennte Ausweisung im Kaufvertrag | Liste von Ihnen als Verkäufer |
| Angaben zu eingetragenen Grundschulden | Löschung oder Übernahme regeln | Ihre finanzierende Bank |
| Bei Eigentumswohnung: Teilungserklärung, ggf. Verwalterzustimmung | Bezeichnung des Sondereigentums, Zustimmung zur Veräußerung | Hausverwaltung, Grundbuchamt |
Ein Punkt wird oft übersehen: Der Notar ist zur Neutralität verpflichtet und sichert die rechtliche Abwicklung ab. Den baulichen Zustand der Immobilie prüft er nicht, und ins Baulastenverzeichnis sieht er nicht automatisch ein — deshalb steht der Baulastenauszug oben in der Checkliste. Wie es nach der Beurkundung weitergeht — vom Notartermin bis zur Schlüsselübergabe →
Was müssen Sie zum Notartermin mitbringen?
- Gültiger Personalausweis oder Reisepass. Damit stellt der Notar Ihre Identität fest.
- Ihre Steuer-Identifikationsnummer — die elfstellige Nummer vom Bundeszentralamt für Steuern, die auch auf Ihrem Einkommensteuerbescheid steht.
- Den Kaufvertragsentwurf mit Ihren Anmerkungen. Lesen Sie ihn vorher in Ruhe; im Termin wird er vorgelesen, aber nicht mehr neu verhandelt.
- Die Bankverbindung, auf die der Kaufpreis fließen soll.
- Bei Vertretung: die Vollmacht. Damit das Grundbuchamt den Eigentümerwechsel einträgt, muss sie in der Regel notariell beglaubigt sein.
Welche Fälle brauchen zusätzliche Unterlagen?
- Eigentumswohnung: Sieht die Teilungserklärung eine Verwalterzustimmung vor (§ 12 WEG), muss die Hausverwaltung dem Verkauf zustimmen — in notariell beglaubigter Form. Ohne sie trägt das Grundbuchamt den Eigentümerwechsel nicht ein. Fragen Sie früh bei der Verwaltung nach.
- Laufendes Darlehen auf der Immobilie: Notar und Bank klären, ob die eingetragene Grundschuld gelöscht oder vom Käufer übernommen wird. Für die Löschung stellt Ihre Bank eine Löschungsbewilligung aus. Sprechen Sie Ihre Bank früh an — bei vorzeitiger Ablösung kann eine Vorfälligkeitsentschädigung anfallen.
- Mehrere Eigentümer oder eine Erbengemeinschaft: Alle müssen mitwirken oder wirksam vertreten sein. Steht die Erbengemeinschaft noch nicht im Grundbuch, wird zuerst ein Erbnachweis gebraucht — je nach Fall ein Erbschein oder ein notarielles Testament mit Eröffnungsniederschrift. Was beim Verkauf einer geerbten Immobilie zusätzlich gilt →
- Vermietete Immobilie: Mietverträge, die letzte Nebenkostenabrechnung und der Stand der Mietkautionen gehören dazu. Der Käufer tritt in die laufenden Mietverhältnisse ein und muss wissen, worauf er sich einlässt.
Diese Übersicht beschreibt die übliche Praxis in Nordrhein-Westfalen. Welche Unterlagen Ihr Notariat im Einzelfall anfordert, kann abweichen — fragen Sie dort früh nach. Eine Rechtsberatung ersetzt diese Seite nicht.
Welche Unterlagen müssen an den Käufer übergeben werden?
Vorgeschrieben ist die Übergabe des Energieausweises. Alles Weitere regelt der Kaufvertrag — üblich ist, dass der Verkäufer sämtliche vorhandenen Unterlagen zur Immobilie aushändigt: Baupläne, Baugenehmigung, Grundrisse, Wohnflächenberechnung, Belege zu Modernisierungen sowie Wartungsnachweise und Anleitungen der Haustechnik.
Der praktische Zeitpunkt dafür ist die Schlüsselübergabe. Machen Sie vorher von allem, was Sie aus der Hand geben, einen Scan. Das kostet einen Nachmittag und erspart Ihnen später den Weg zurück zum Amt.
| Unterlage | Geht an den Käufer | Bleibt bei Ihnen |
|---|---|---|
| Energieausweis | Original — die Übergabe ist vorgeschrieben | Kopie |
| Baupläne, Baugenehmigung, Grundrisse, Wohnflächenberechnung | Original | Kopie oder Scan |
| Belege zu Modernisierungen und Sanierungen | Original oder Kopie | Kopie — Handwerkerrechnungen zwei Jahre aufbewahren |
| Wartungsnachweise und Anleitungen der Haustechnik | Original | — |
| Bei Eigentumswohnung: Teilungserklärung, Protokolle, Hausgeldabrechnungen | Kopie | Kopie |
| Bei Vermietung: Mietverträge, Nebenkostenabrechnung, Kautionsnachweise | Original | Kopie |
| Kaufvertrag | Erhält er vom Notar | Ihre Ausfertigung — dauerhaft aufbewahren |
So handhaben wir es in der Praxis. Verbindlich ist im Zweifel, was im Kaufvertrag vereinbart wurde — lesen Sie diesen Punkt im Entwurf mit.
Welche Unterlagen sollten Sie nach dem Verkauf behalten?
Behalten Sie eine vollständige Kopie von allem, was Sie übergeben, und die Ausfertigung des Kaufvertrags. Eine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungspflicht wie für Unternehmen gibt es für Privatpersonen nicht — an vier Stellen lohnt sich Sorgfalt trotzdem.
- Kaufvertrag: Die Urschrift bleibt beim Notar in amtlicher Verwahrung, Sie erhalten eine Ausfertigung. Ist sie verloren, können Sie beim Notariat auch Jahre später eine weitere anfordern.
- Handwerkerrechnungen: Rechnungen über Arbeiten an einem Grundstück müssen Privatpersonen zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Absatz 1 Umsatzsteuergesetz).
- Steuerliche Belege: Verkaufen Sie innerhalb der Spekulationsfrist, brauchen Sie Kaufvertrag, Anschaffungsnebenkosten und Modernisierungsbelege für die Steuererklärung. Wann beim Verkauf Steuer anfällt — und wann nicht →
- Rückfragen des Käufers: Fragen zu Wohnfläche, Baujahr oder Modernisierungen kommen erfahrungsgemäß noch Monate nach dem Einzug. Mit einem geordneten digitalen Ordner beantworten Sie sie in Minuten statt in Tagen.
Welche Unterlagen besorgen wir für Sie?
Zu Beginn einer Zusammenarbeit ordnen wir gemeinsam, welche Dokumente Ihre Immobilie wirklich braucht. Was fehlt, fordern wir bei den zuständigen Stellen an — vom aktuellen Grundbuchauszug über die Flurkarte und die Bauakte bis zu den Unterlagen Ihrer Hausverwaltung. Auch die Abstimmung mit den Behörden übernehmen wir.
Nicht beschaffen können wir Ihre eigenen Papiere: Rechnungen zu Modernisierungen, Versicherungs- und Darlehensunterlagen sowie den Grundsteuerbescheid. Die liegen bei Ihnen zu Hause — den Rest nehmen wir Ihnen ab. Sie behalten den Überblick und die Entscheidung, die Organisation liegt bei uns.
Was wir sonst noch für Sie übernehmen → · So läuft ein Verkauf bei uns ab →
Was ist Pflicht — und was ist üblich?
Ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben ist beim Verkauf eines Wohngebäudes vor allem der Energieausweis. Er muss spätestens bei der Besichtigung vorgelegt und nach dem Verkauf an den Käufer übergeben werden.
Für die meisten anderen Unterlagen gibt es keine ausdrückliche Pflicht, sie dem Käufer vorzulegen. In der Praxis sind sie aber unverzichtbar: Notar, Bank und Käufer erwarten sie, und ohne sie kommt kein Verkauf zügig zustande. Hinzu kommt: Bekannte Mängel oder Belastungen dürfen Sie nicht arglistig verschweigen — das gehört zu einem ehrlichen Verkauf ohnehin dazu.
Häufige Fragen zu Unterlagen, Notar und Übergabe
Welche Unterlagen brauche ich, um mein Haus zu verkaufen?
Für den Verkauf eines Hauses brauchen Sie in der Regel einen aktuellen Grundbuchauszug, die Flurkarte, eine Wohnflächenberechnung, Grundrisse, einen gültigen Energieausweis sowie Baubeschreibung und Baugenehmigung. Hinzu kommen Grundsteuerbescheid, der Nachweis der Wohngebäudeversicherung und Belege zu Modernisierungen. Für ein Haus sind das zehn Positionen — die Checkliste auf dieser Seite führt Sie Punkt für Punkt durch.
Welche Unterlagen braucht der Notar beim Hausverkauf?
Der Notar braucht die Angaben, die im Kaufvertrag stehen müssen: die genaue Bezeichnung des Grundstücks aus dem Grundbuch, die vollständigen Namen, Anschriften und Geburtsdaten aller Beteiligten, die Steuer-Identifikationsnummern von Käufer und Verkäufer, den Kaufpreis, den Übergabetermin, das mitverkaufte Inventar sowie Angaben zu eingetragenen Grundschulden. Den aktuellen Grundbuchauszug holt der Notar in der Regel selbst ein. Bei einer Eigentumswohnung kommen die Teilungserklärung und, sofern sie das vorsieht, die Zustimmung der Hausverwaltung hinzu.
Was muss ich zum Notartermin mitbringen?
Zum Beurkundungstermin brauchen Sie einen gültigen Personalausweis oder Reisepass, Ihre Steuer-Identifikationsnummer und den Kaufvertragsentwurf mit Ihren Anmerkungen. Sinnvoll ist außerdem die Bankverbindung, auf die der Kaufpreis fließen soll. Können Sie nicht persönlich erscheinen, brauchen Sie eine Vollmacht, die in der Regel notariell beglaubigt sein muss. Klären Sie Fragen zu Kaufpreis, Übergabe und bestehenden Darlehen vor dem Termin — nicht erst beim Vorlesen des Vertrags.
Welche Unterlagen müssen beim Wohnungsverkauf an den Käufer übergeben werden?
Übergeben werden muss der Energieausweis. Alles Weitere richtet sich nach dem Kaufvertrag; üblich ist, dass der Verkäufer alle vorhandenen Unterlagen zur Wohnung aushändigt. Bei einer Eigentumswohnung sind das vor allem die Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, die Protokolle der Eigentümerversammlungen, der aktuelle Wirtschaftsplan und die letzten Hausgeldabrechnungen, dazu Grundrisse, Wohnflächenberechnung und Belege zu Modernisierungen am Sondereigentum. Behalten Sie von allem eine Kopie.
Wie lange sollte ich die Unterlagen nach dem Hausverkauf aufbewahren?
Eine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungspflicht wie für Unternehmen gibt es für Privatpersonen nicht. Zwei Punkte sind aber wichtig: Rechnungen von Handwerkern über Arbeiten an einem Grundstück müssen Privatpersonen zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Absatz 1 Umsatzsteuergesetz). Und wenn Sie innerhalb der Spekulationsfrist verkaufen, brauchen Sie Kaufvertrag sowie Anschaffungs- und Modernisierungsbelege für die Steuererklärung. Die Ausfertigung des Kaufvertrags sollten Sie dauerhaft behalten; die Urschrift bleibt beim Notar, eine weitere Ausfertigung können Sie dort auch Jahre später anfordern.
Welche Unterlagen sind beim Immobilienverkauf gesetzlich vorgeschrieben?
Gesetzlich verpflichtend ist vor allem der Energieausweis: Nach dem Gebäudeenergiegesetz muss er spätestens bei der Besichtigung vorgelegt und nach dem Verkauf an den Käufer übergeben werden. Für die meisten anderen Unterlagen gibt es keine ausdrückliche Vorlagepflicht, sie sind aber marktüblich und werden von Notar, Bank und Käufer erwartet. Bekannte Mängel oder Belastungen dürfen Sie zudem nicht verschweigen.
Wo bekomme ich einen aktuellen Grundbuchauszug?
Den Grundbuchauszug erhalten Sie beim Grundbuchamt des zuständigen Amtsgerichts. Als Eigentümer sind Sie immer einsichtsberechtigt. In Nordrhein-Westfalen können Sie den Auszug auch online beantragen. Den für den Kaufvertrag benötigten aktuellen Auszug holt der Notar in der Regel selbst ein.
Brauche ich für jede Immobilie einen Energieausweis?
Für den Verkauf eines Wohngebäudes ist ein gültiger Energieausweis vorgeschrieben. Er ist zehn Jahre gültig. Je nach Gebäude ist ein Bedarfs- oder ein Verbrauchsausweis zulässig — für ältere, kleinere Häuser ist häufig ein Bedarfsausweis vorgeschrieben. Sie erhalten ihn bei einem qualifizierten Energieberater oder Sachverständigen. Für ein unbebautes Grundstück ist kein Energieausweis nötig.
Welche Unterlagen brauche ich zusätzlich beim Verkauf einer Eigentumswohnung?
Bei einer Eigentumswohnung kommen die Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft hinzu: die Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, die Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten Jahre, der aktuelle Wirtschaftsplan, die letzten Hausgeldabrechnungen und ein Nachweis über die Höhe der Instandhaltungsrücklage. Diese Unterlagen erhalten Sie bei Ihrer Hausverwaltung.
Wie lange dauert es, alle Unterlagen zusammenzubekommen?
Das hängt stark vom Objekt und davon ab, was bereits vorliegt. Manche Unterlagen haben Sie zu Hause, andere müssen Sie bei Ämtern oder der Hausverwaltung anfordern, was einige Wochen dauern kann. Wer früh beginnt, vermeidet Verzögerungen im Verkauf. Bei uns übernehmen wir die Beschaffung vieler Unterlagen für Sie.
Übernimmt der Makler die Beschaffung der Unterlagen?
Bei Rohner Immobilien besorgen wir einen großen Teil der Unterlagen für Sie. Wir ordnen, welche Dokumente für Ihre Immobilie nötig sind, fordern fehlende Unterlagen bei Ämtern und Verwaltern an und stimmen uns mit Behörden ab. So müssen Sie sich nicht selbst durch Grundbuchamt, Katasteramt und Verwaltung arbeiten. Nicht beschaffen können wir Ihre eigenen Papiere: Rechnungen zu Modernisierungen, Versicherungs- und Darlehensunterlagen sowie den Grundsteuerbescheid.
Inhaber, IHK-zertifiziert, zuvor mit beruflichen Stationen bei Postbank Immobilien und Deutsche Bank Immobilien · gemeinsam mit Klaus Müller, in der Immobilienbranche seit 1990 · mehr über uns · zuletzt aktualisiert am
Sie möchten verkaufen — und sich um die Unterlagen nicht allein kümmern?
Fordern Sie eine kostenlose, ehrliche Einschätzung an. Wir sagen Ihnen, welche Unterlagen Ihre Immobilie braucht — und besorgen einen großen Teil davon für Sie. Persönlich, diskret und unverbindlich.
02181 2284784